Để vận hành một doanh nghiệp sẽ có rất nhiều chi phí phát sinh. Trong số đó có thể nói đến chi phí vận hành kho. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết chính xác nó gồm những loại chi phí cụ thể nào. Nó sẽ được giải đáp qua bài viết dưới đây.

Các loại chi phí vận hành nhà kho

1. Chi phí chung

Chi phí chung là những chi phí liên quan đến diện tích sử dụng trên mỗi mét vuông của nhà kho. Loại chi phí này thường bao gồm các chi phí thuộc các khối văn phòng như chi phí quản lý, nhân sự, tài chính, marketing,… Cụ thể:

Chi phí khối văn phòng

• Tiền lương nhân sự
• Chi phí đưa đón công nhân viên
• Chi phí máy móc, thiết bị văn phòng
• Chi phí công nghệ thông tin

Chi phí sale và marketing

• Tiền lương và chi phí thực hiện các dự án
• Chi phí quảng cáo, marketing
• Chi phí đưa đón công nhân viên

2. Chi phí hạ tầng

• Chi phí thuê mặt bằng nhà kho
• Phí bảo hiểm nhà kho
• Chi phí khấu hao nhà xưởng
• Chi phí điện, nước, internet
• Phí duy trì và bảo dưỡng
• Chi phí vệ sinh môi trường
• Chi phí an ninh
• Chi phí trang thiết bị kho

3. Chi phí thiết bị vận hành kho

Chi phí cố định

• Chi phí khấu hao
• Chi phí thuế (ngắn hoặc dài hạn)

Chi phí biến đổi

• Chi phí mua thiết bị hỗ trợ quản lý thông tin, thiết bị lưu trữ, thiết bị hỗ trợ xuất nhập hàng hóa
• Chi phí cho: nhiên liệu, lốp xe, dầu nhớt, pin…
• Chi phí bao bì, pallet…

4. Chi phí nhân sự

Chi phí cố định

• Tiền lương
• Phí bảo hiểm
• Trang thiết bị bảo hộ
• Chi phí đào tạo
• Phúc lợi xã hội

Chi phí biến đổi

• Chi phí tăng ca
• Chi phí thưởng
• Chi phí lao động thuê ngoài

5. Chi phí lưu kho

Chi phí này liên quan đến quá trình hàng hóa còn tồn đọng lại trong kho. Chi phí này sẽ được tính theo từng ngày, từng tuần hoặc từng tháng. Bên cạnh đó nó còn được tính theo không gian hàng hóa chiếm hữu, người ta thường dùng nhiều đơn vị khác nhau để tính.

Đơn vị được nhiều người sử dụng nhất đó là tính phí trên mỗi pallet. Bạn có thể bị tính phí không gian chết nếu không sử dụng toàn bộ pallet mà kết hợp nhiều đơn vị lưu trữ, vì vậy đây không phải là lựa chọn tốt nhất cho một số sản phẩm.

6. Chi phí xử lý

Những hoạt động hàng hóa ra vào kho mà phát sinh chi phí thì sẽ tính vào khoảng này. Nó được dựa trên thuộc tính hàng hóa và kích cỡ của lô hàng, kích thước sản phẩm, số lượng SKU, số lượng đơn vị trên mỗi đơn đặt hàng và mức độ phức tạp của đơn hàng. Trên thực tế, chi phí xử lý bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến “hàng hóa đang chuyển động”.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận hành kho

Chi phí này sẽ không bao giờ là cố định, nó phụ thuộc vào năng lực sử dụng kho. Nghĩa là, mức độ sử dụng nhà kho trong mỗi thời gian không giống nhau dẫn đến chi phí mỗi giai đoạn cũng tăng giảm khác nhau.

Chi phí cố định bị ảnh hưởng về mặt thời gian. Có những lúc kho sẽ cần rất nhiều nhân công thì mới thực hiện được hết công việc, hoặc vào mùa cao điểm chi phí công nhân cũng phải tăng theo. Tuy nhiên, vào thời gian thấp điểm số lượng công nhân vận hành sẽ ít hơn ngày thường.

Người điều hành kho hàng phải ước tính được tất cả chi phí thực tế trong quá trình vận hành kho và phải dựa trên kinh nghiệm trong quá khứ.

Giải pháp cắt giảm chi phí vận hành kho

1. Tối ưu không gian lưu trữ

Như bạn đã biết, nếu chúng ta sử dụng quá nhiều không gian kho sẽ làm tăng một số chi phí không đáng có. Các doanh nghiệp thường lựa chọn tối ưu hóa kho, giúp hàng hóa được lưu giữ có quy trình, tiết kiệm không gian hơn. Từ đó, giúp công nhân dễ dàng xác định vị trí hàng hóa, thuận tiện cho việc lưu chuyển. Bên cạnh đó nó còn giúp tăng sức chứa hàng hóa trong kho vào những lúc cao điểm.

2. Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng

Bắt kịp công nghệ để có thể vận hàng kho một cách tốt nhất. Đối với kho có quy mô lớn việc sử dụng phần mềm quản lý là hết sức cần thiết. Nó giúp con người quản lý một cách dễ dàng, nhanh gọn, ít xảy ra vấn đề phát sinh. Phần mềm cung cấp nhanh nhất những thông tin về hàng nhập xuất, hàng lỗi, hàng trả lại… Qua đó, đẩy nhanh tốc độ thực hiện công việc, giúp hệ thống được vận hành trơn tru hơn.

3. Đơn giản hóa các quy trình, thủ tục

Như một quy luật tất yếu, quy trình càng đơn giản thì không cần sử dụng nhiều sức lao động, do đó chi phí sẽ thấp hơn. Không những thế cón sẽ hạn chế được những sai sót có thể xảy đến, và giúp rút ngắn thời gian hoàn thành các thủ tục, tăng năng suất.