Trong thương mại quốc tế, các bên xuất nhập khẩu khi giao nhận hàng hóa cần có Packing list. Packing list là một phần quan trọng và không thể thiếu trong bộ chứng từ. Vậy, Packing list là gì, nó có chức năng như thế nào, các bạn có thể tham khảo chi tiết ở bài viết dưới đây của chúng tôi
1. Packing List là gì?
Packing list là một phiếu đóng gói, bảng danh sách hay phiếu chi tiết hàng hóa. Nó cung cấp cho các nhà xuất khẩu, các nhà giao nhận vận tải quốc tế và người nhận hàng cuối cùng những thông tin về lô hàng của họ, gồm có: phương thức đóng gói, kích thước, trọng lượng mỗi gói hàng, cũng như nhãn hiệu và số trên mặt ngoài kiện hàng.
2. Mục đích của Packing List
Giúp bên xuất khẩu và nhập khẩu tính toán được:
- Số lượng, trọng lượng hàng trong container là bao nhiêu?
- Số kiện, số pallet như thế nào? Có bao nhiêu kiện hàng nhỏ – to trong container?
- Dỡ hàng bằng tay hay xe nâng?
- Thời gian dỡ hàng là bao lâu, giúp tính toán số lượng hàng có thể dỡ trong một ngày. Điều này rất quan trọng, vì người mua sẽ bố trí được nhân lực hợp lý để lấy hàng và chuẩn bị kho bãi.
- Tìm được sản phẩm của doanh nghiệp nằm ở kiện hàng, pallet nào? Nếu sản phẩm bị lỗi có thể khiếu kiện nhà sản xuất, với thông tin trên họ có thể tìm ra ca sản xuất, số máy, người phụ trách và kiểm tra lỗi cho doanh nghiệp.
- Sắp xếp diện tích kho để chứa hàng.
- Sắp xếp được phương tiện vận tải đường bộ như thế nào, loại xe gì, kích thước bao nhiêu phù hợp?
- Xếp dỡ hàng bằng thiết bị chuyên dụng hay thuê công nhân?
3. Phân loại Phiếu đóng gói Packing List
Về cơ bản, hiện nay có 3 mẫu Packing list được dùng trên thế giới và Việt, mỗi loại đều ghi chú tiêu đề riêng, cụ thể:
- Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list): Loại packing list này có nội dung rất chi tiết về lô hàng, loại này thường được dùng phổ biến cho người mua và người bán trực tiếp.
- Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list): Trên loại packing list này không bao gồm tên người bán.
- Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list): Loại packing list này kèm theo bảng kê khai trọng lượng hàng hóa.
4. Chức năng của Packing List
Được sử dụng để khai báo nhà cung cấp vận chuyển phát hành vận đơn.
- Là chứng từ hỗ trợ việc thanh toán, nhưng hàng hóa phải tương ứng với những gì được mô tả trên Packing List.
- Là chứng từ bắt buộc để thực hiện khai báo hải quan khi xuất nhập khẩu.
- Để người mua (bên nhập khẩu) kiểm tra hàng hóa khi nhận hàng.
- Chứng từ để hỗ trợ yêu cầu bảo hiểm trong trường hợp xảy ra mất mát hoặc hư hỏng, thiệt hại đối với hàng hóa.
5. Nội dung của Packing List – Phiếu đóng gói
Một Packing List hoàn chỉnh thường bao gồm các nội dung chính sau:
- Tiêu đề trên cùng: Logo, Tên, Địa chỉ, Điện thoại, Fax Công ty
- Người bán: tên, địa chỉ, điện thoại, fax của công ty bán hàng.
- Số và ngày của phiếu đóng gói
- Bên mua (Buyer): Tên, địa chỉ, điện thoại, fax của công ty thu mua.
- Số tham chiếu (Reference number): Đây có thể là số đơn hàng hoặc mô tả bổ sung của Notify Party (Notify Party khi hàng đến nơi. Thường, chỉ khi thanh toán L/C mới có thêm thông tin Notify Party này).
- Cảng xếp hàng (Port of Loading), ví dụ: Cat Lai Port, Ho Chi Minh City, Viet Nam; Ningbo Port, China;…)
- Cảng đến (Port of Destination), ví dụ: Busan Port, Korea; Guangzhou Port, China;…
- Tên tàu (Vessel Name): Tên tàu, số hành trình.
- ETD (Estimated Time Delivery – Thời gian giao hàng ước tính): Ngày khởi hành tàu dự kiến.
- Sản phẩm (Product): Mô tả hàng hóa gồm Tên hàng, mã hàng, mã HS,…
- Số lượng (Quantity): Số lượng mặt hàng theo các đơn vị, ví dụ: 20000 pcs là 20000 cái
- Đóng gói (Packing): Số lượng bao, thùng và kiện được đóng gói theo đơn vị, ví dụ: đơn vị là bales – kiện, nếu có 10000 cái, đóng gói 200 cái/kiện Packing là 50 bales.
- GWT (Gross Weight – Trọng lượng tổng): bao gồm dây buộc, bao nylon, thùng, hộp ngoài.
- NWT (Net weight – Trọng lượng tịnh): chỉ tính riêng trọng lượng hàng hóa
- Nhận xét (Remark): Hướng dẫn bổ sung, ví dụ có tất cả 300 kiện thì từ kiện số 1 – 150 là đóng cho hàng loại A, từ kiện 151 – 300 là đóng cho hàng loại B.
- Xác nhận của người bán: Chữ ký, đóng dấu.
6. Mẫu Packing List chuẩn
